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【成果を出す営業マンの日報活用術】日報の目的とオススメ運用法

売上が好調な営業マン・売り上げが1円も上がらない営業マンも、その日の最後にやる業務は等しく「日報の入力」です。
どんな営業マンでも等しくやるタスクだからこそ、これを日々の業務に活きるものにするか、毎日の帰る前のメンドクサイ雑務にするかどうかで大きな差ができてきます。

この記事では有効な日報の活用法やフォーマットについて解説していきたいと思います。

営業マンが毎日日報を書く目的

若手営業マン
若手営業マン
日報、毎日書くの面倒だな。どうせ誰も読んでないだろ。

こんなことを想っている営業マンが多いかもしれません。

しかしながら日報はたくさんの効用があるツールです。

  • 上司やチームメンバーへの報告ツール
  • 自己マネジメントツール
  • PDCAの確認ツール

日報は上司への報告ツール。より良い報告をするポイント

日報と聞いて最初にイメージする役割は上司や先輩への報告ツールでしょう。
この時に注意してほしい点が2点あります

  • 正しい数値を毎回報告できているか
  • 何故、その数値を報告するのか合意形成ができているのか

まずは正しい数値を毎回報告することです。

上司
上司
当り前じゃないか

と怒られそうですが、日報に誤字脱字があってはいけません。

礼儀やビジネスマナーとか、そういうレベルではなくて、日報が行動計画のすべての基準になるため、ここが信用できる情報でないと、計画を立てる時間やPDCAを回すときに迷いや疑念が生まれてしまいます。

そうなってしまうと、本当は必要のない議論の時間が発生してしまうため、全体の生産性を下げてしまいます。
日報を書く立場の人は見直しや丁寧に書く意識をしっかりと持ち、管理職やマネージャーは日報の温度感が部下や後輩にしっかり伝わるように、誤字を見つけたらその場で指摘したり、キッチリ指導したりしていきましょう。

日報は最強の自己マネジメントツール。日報運用を始める前の事前準備

日報を、その日の業務終了後にまとめて書いていませんか?
「日報」というと業務終了後に、その日の出来事を一生懸命思い出して書くことをひねり出していたら、日報の運用を改めるべきです。

運用を改めるといっても
「1時間ごとにメール報告」
「事細かに項目を定める」
こういう話ではありません。

まずは自分の行動を事細かに記録してください。
例えば

マネージャー
マネージャー
新規テレアポを1日に30件やろう

という業務目標があった場合

現場営業マン
現場営業マン
  • 1コール当たり30秒
  • コールとコールの間は1分
  • 資料送付のメール作成は1本3分
  • 商談は1回30分
  • 契約書作成に10分
  • このように大きなトラブルが起こらなかった場合にかかる1業務の工数を把握してください。
    この基準ができたら、次のような判断が合理的にできるようになります。

    具体例を挙げると

    • 定めた目標が現実的かどうか客観的にわかる
    • 時間の使い方の傾向や癖がわかる
    • 時間の使い方の改善点がわかる

    新人研修などの一律の指導の場合は
    同一指標で目標を定めるしかありませんが
    様々な年次の営業メンバーを抱えるチームは
    マネージャーは1人1人の働き方の癖を把握し
    営業マンは自分がベストパフォーマンができる時間術を手に入れるため努力すべきです。

    日報はPDCAを回すためにある

    日報の話から少しわき道に話がそれてしまいましたが、日報の目的はPDCAを回すことです
    PDCAを回すには基準と照らし合わせて、行動がどうだったか評価し改善点を見つける必要があります。

    その基準を作るために先ほどの項目が必要だったのです。

    まずはチーム全体で1日1日の行動を改善し、
    個人個人では半日単位や時間単位で改善を重ねていくことがチーム力向上に役立つのです。

    この記事を読んでいただいて
    日報の運用や自分の仕事の基準作りに興味を持った人は
    この本を読んでください。

    理解が深まったり、様々なフォーマットが示されています。

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